Politica de privacidad

Ultima actualizacion: 19 de abril de 2026

1. Identidad del responsable del tratamiento

En cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679, de la Ley Organica 3/2018 y de la Ley 34/2002, se informa a los usuarios de Gencoan sobre la presente Politica de Privacidad.

Responsable del tratamiento: Gencoan
Correo electronico de contacto: soporte@gencoan.com
Correo de privacidad: soporte@gencoan.com

2. Ambito de esta politica

La presente Politica de Privacidad regula el tratamiento de datos personales realizado a traves de Gencoan, plataforma SaaS orientada a la coordinacion operativa animal, la gestion de incidencias, el expediente unico del animal y la trazabilidad de procesos vinculados a bienestar animal.

Esta politica se aplica a los datos personales tratados directamente por Gencoan en relacion con la web, la creacion de cuentas, acceso a la plataforma, prestacion del servicio, seguridad, soporte, facturacion y comunicaciones vinculadas al servicio.

3. Roles de tratamiento

3.1. Gencoan como responsable del tratamiento

Gencoan actua como responsable del tratamiento respecto de los datos necesarios para:

• gestionar el alta de clientes y usuarios;
• administrar accesos, autenticacion y seguridad;
• prestar soporte tecnico y funcional;
• gestionar la relacion contractual, administrativa y comercial;
• cumplir obligaciones legales;
• proteger la integridad, disponibilidad y seguridad del servicio;
• atender formularios de contacto o consultas dirigidas directamente a Gencoan.

3.2. Cliente como responsable del tratamiento y Gencoan como encargado

Cuando el cliente utiliza Gencoan para almacenar, organizar, consultar o gestionar datos personales incluidos en su operativa, incidencias, expedientes animales, eventos clinicos, acogidas, adopciones, voluntariado, comunicaciones, referencias, anotaciones o procesos internos, el cliente actua como responsable del tratamiento de dichos datos y Gencoan actua como encargado del tratamiento en la medida estrictamente necesaria para prestar el servicio.

Esto incluye, entre otros, datos relativos a avisadores, tenedores, adoptantes, acogedores, voluntariado, veterinarios, personal propio, colaboradores, proveedores o terceros vinculados a la operativa del cliente.

El cliente garantiza que dispone de base juridica suficiente para tratar esos datos e incorporarlos a la plataforma, y asume la responsabilidad sobre su licitud, exactitud, necesidad y conservacion.

4. Categorias de datos que tratamos

Gencoan puede tratar las siguientes categorias de datos personales:

4.1. Datos identificativos y de contacto

• nombre y apellidos;
• correo electronico profesional o de contacto;
• numero de telefono, en su caso;
• cargo, rol o perfil profesional;
• empresa, entidad u organizacion a la que pertenece el usuario;
• datos de contacto facilitados voluntariamente en formularios publicos o de contacto.

4.2. Datos de acceso y seguridad

• credenciales de acceso cifradas;
• registros de autenticacion;
• historial de accesos;
• direcciones IP;
• eventos de seguridad;
• trazas tecnicas y de auditoria.

4.3. Datos contractuales y administrativos

• datos de facturacion;
• razon social;
• CIF/NIF;
• domicilio fiscal o profesional;
• informacion de pagos, suscripcion, contratacion o renovaciones;
• historial administrativo de la relacion comercial.

4.4. Datos operativos incorporados por el cliente

Dependiendo del uso que haga cada cliente de la plataforma, Gencoan podra alojar informacion operativa que contenga datos personales, como por ejemplo:

• datos de contacto asociados a incidencias, expedientes o actuaciones;
• referencias de expedientes, animales y procesos internos;
• observaciones, incidencias y anotaciones;
• documentacion cargada por usuarios autorizados;
• historial de actividad sobre procesos clinicos, operativos o administrativos;
• informacion vinculada al seguimiento del animal, de su red operativa o de servicios asociados.

Gencoan no utilizara ese contenido para fines propios distintos de la prestacion, mantenimiento, soporte, seguridad y mejora tecnica del servicio.

5. Finalidades del tratamiento

Tratamos los datos personales para las siguientes finalidades:

5.1. Prestacion del servicio

• dar de alta cuentas, organizaciones y entornos de trabajo;
• permitir el acceso a la plataforma;
• gestionar permisos, usuarios y espacios operativos;
• almacenar y estructurar informacion del cliente;
• ofrecer funcionalidades propias de Gencoan;
• mantener la trazabilidad operativa y tecnica del sistema.

5.2. Soporte y atencion al usuario

• responder consultas;
• resolver incidencias;
• ofrecer asistencia tecnica y funcional;
• comunicar informacion relevante sobre el uso del servicio.

5.3. Gestion contractual y administrativa

• formalizar la relacion comercial;
• emitir presupuestos, facturas y documentos administrativos;
• gestionar cobros, renovaciones, cancelaciones o incidencias de pago;
• cumplir obligaciones contables, fiscales y mercantiles.

5.4. Seguridad y continuidad del servicio

• controlar accesos;
• prevenir usos indebidos;
• detectar errores, fraudes o incidentes de seguridad;
• mantener registros tecnicos;
• proteger la integridad, confidencialidad y disponibilidad del sistema.

5.5. Mejora tecnica del servicio

• analizar errores;
• revisar rendimiento;
• mejorar estabilidad, arquitectura, experiencia de uso y funcionalidades;
• obtener metricas internas agregadas o seudonimizadas vinculadas al funcionamiento de la plataforma.

5.6. Comunicaciones vinculadas al servicio

• avisos tecnicos;
• notificaciones de mantenimiento;
• actualizaciones funcionales;
• cambios relevantes en el servicio;
• informacion administrativa o contractual.

5.7. Comunicaciones comerciales

Gencoan podra remitir comunicaciones comerciales propias unicamente cuando exista consentimiento, relacion previa legitima o habilitacion legal suficiente. El usuario podra oponerse en cualquier momento.

6. Base juridica del tratamiento

Las bases juridicas que legitiman el tratamiento de los datos son las siguientes:

• la ejecucion de un contrato o la aplicacion de medidas precontractuales;
• el cumplimiento de obligaciones legales;
• el interes legitimo en garantizar la seguridad, continuidad, mantenimiento y mejora del servicio;
• el consentimiento del interesado, cuando resulte exigible.

En los tratamientos en los que Gencoan actua como encargado del tratamiento, la base juridica corresponde al cliente responsable del tratamiento.

7. Conservacion de los datos

Los datos personales se conservaran durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recogidos y, posteriormente, durante los plazos necesarios para atender obligaciones legales o posibles responsabilidades.

Con caracter general:

• los datos de cuenta y relacion contractual se conservaran mientras exista una relacion activa;
• los datos administrativos y de facturacion se conservaran durante los plazos exigidos por la normativa aplicable;
• los registros tecnicos y de seguridad se conservaran durante el tiempo razonablemente necesario para soporte, trazabilidad, auditoria y proteccion del sistema;
• una vez finalizada la relacion, los datos podran quedar bloqueados durante el plazo necesario para atender posibles responsabilidades legales o contractuales.

En relacion con los datos operativos cargados por el cliente, la conservacion respondera a las instrucciones del cliente y a las obligaciones legales que le correspondan como responsable del tratamiento.

8. Destinatarios de los datos

Gencoan no vendera ni cedera datos personales a terceros para fines ajenos a la prestacion del servicio.

No obstante, podra comunicar o permitir el acceso a datos a:

• proveedores tecnologicos necesarios para el funcionamiento del servicio, actuando como encargados del tratamiento;
• proveedores de alojamiento, infraestructura, almacenamiento, correo transaccional, monitorizacion, autenticacion o soporte;
• autoridades, administraciones publicas, organos judiciales o fuerzas y cuerpos de seguridad cuando exista obligacion legal o requerimiento valido.

Todos los accesos por terceros necesarios para la prestacion del servicio se realizaran bajo las garantias contractuales correspondientes.

9. Transferencias internacionales

Gencoan procurara utilizar proveedores y tratamientos ubicados dentro del Espacio Economico Europeo.

Si para la prestacion de alguna funcionalidad resultara necesario recurrir a proveedores ubicados fuera de dicho espacio, Gencoan adoptara las garantias adecuadas exigidas por la normativa aplicable.

10. Seguridad de la informacion

Gencoan aplica medidas tecnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente a perdida, alteracion, destruccion, acceso no autorizado o tratamiento indebido.

Estas medidas podran incluir, entre otras:

• control de acceso por usuario y rol;
• cifrado de comunicaciones;
• almacenamiento seguro;
• registro de actividad;
• segregacion logica de entornos;
• medidas de supervision, mantenimiento y recuperacion.

No obstante, ningun sistema puede garantizar seguridad absoluta.

11. Derechos de las personas interesadas

Las personas interesadas pueden ejercer, cuando proceda, los derechos de:

• acceso;
• rectificacion;
• supresion;
• oposicion;
• limitacion del tratamiento;
• portabilidad;
• retirada del consentimiento, cuando esa sea la base juridica aplicable.

Para ejercer estos derechos, puede enviarse una solicitud a:

soporte@gencoan.com

La solicitud debera permitir identificar adecuadamente a la persona solicitante.

Cuando la solicitud se refiera a datos incorporados por una entidad cliente en su operativa, incidencias o expedientes, debera dirigirse en primer lugar a dicha entidad como responsable del tratamiento.

Si la persona interesada considera que sus derechos no han sido atendidos correctamente, podra presentar una reclamacion ante la autoridad de control competente.

12. Cookies

Gencoan podra utilizar cookies tecnicas y estrictamente necesarias para el funcionamiento de la plataforma, autenticacion, seguridad, mantenimiento de sesion y preferencias basicas.

Cuando se utilicen cookies no necesarias, se informara de ello de forma especifica a traves de la correspondiente politica o mecanismo de configuracion.

13. Menores de edad

Gencoan no se dirige especificamente a menores de edad. El acceso interno al servicio esta reservado a profesionales, entidades y usuarios autorizados. Si una persona menor de edad utiliza formularios publicos, debera hacerlo con la asistencia o autorizacion de sus representantes legales cuando resulte exigible.

14. Cambios en esta politica

Gencoan podra modificar la presente Politica de Privacidad cuando resulte necesario para adaptarla a cambios normativos, tecnicos, funcionales o del propio servicio.

La version vigente sera la publicada en cada momento en la web o en el entorno correspondiente del servicio.